Mon astuce #1 pour ne plus jamais faire une tâche (chi*nte) 2 fois
Un secret (bien caché) des grandes boîtes pour gagner en productivité.
“À un moment, je peux pas me dupliquer”
J’entends cette phrase beaucoup trop souvent.
La plupart du temps, dans la bouche de quelqu’un qui est débordé et qui ne sait pas comment gérer sa frustration de ne pas avoir de collègues/employés plus compétents.
Oui bon ok, je l’ai déjà dit plein de fois aussi !
Mais je le dis plus.
Parce que j’ai trouvé une astuce :
DO.CU.MEN.TER !
Les entreprises qui grandissent vite ont toutes un point commun : elles ont documenté TOUS leurs processus. McDonald's peut former un ado de 16 ans en 5 jours parce qu'ils ont un manuel pour TOUT.
Mais je te vois venir :
“Je sais que je devrais documenter ce que je fais … mais c’est long et j’ai trop de choses à faire”
Et avant l’arrivée de l’IA, je pouvais pas vraiment te donner tort.
Maintenant je peux !
ChatGPT peut t’aider à créer un SOP (Standard Operating Procedure) de n’importe quelle tâche en 10min chrono.
Et crois-moi, c’est la chose la plus importante que tu peux faire aujourd’hui pour te faire gagner du temps, BEAUCOUP de temps, demain.
Et le temps, c’est de l’argent.
Le problème avec les SOP traditionnels
La plupart des entrepreneurs pensent que créer des SOP, c'est :
Hyper long et fastidieux
Réservé aux grosses entreprises
Trop compliqué pour leur petite structure
FAUX.
Les SOP, c'est juste expliquer étape par étape comment faire quelque chose. Point.
Le truc, c'est que personne n'a envie de passer des heures à écrire "Étape 1 : Ouvrir Gmail, Étape 2 : Cliquer sur Nouveau message..."
C'est là que ChatGPT devient ton meilleur ami.
Pourquoi les SOP vont transformer ton business
Imagine :
Plus jamais refaire 10 fois la même recherche Google pour retrouver comment configurer ton logiciel de facturation.
Plus jamais passer 30 minutes à te rappeler dans quel ordre publier sur tes réseaux sociaux.
Plus jamais expliquer à un freelance comment tu veux qu'il formate tes articles de blog.
Avec des SOP solides, tu passes de "faire" à "superviser".
Et superviser, ça libère du temps pour développer ton business au lieu de tourner en rond dans les tâches opérationnelles.
Les plus malins utilisent leurs SOP pour :
Former rapidement quelqu'un d'autre (ou ChatGPT !!!)
Déléguer sans stress
Scaler leur activité
Ne plus être le goulot d'étranglement de leur propre entreprise
"Bon, c'est bien joli tout ça, mais comment je fais concrètement ?"
Ma méthode en 10 minutes avec ChatGPT
Voici comment je procède pour créer un SOP complet :
Je choisis UNE tâche que je fais régulièrement
Je la fais une dernière fois en notant chaque micro-étape
Je donne tout ça à ChatGPT avec le bon prompt
ChatGPT structure et enrichit mon SOP
Je teste et j'affine si besoin
Cette méthode m'a permis de créer plus de 10 SOP pour mon business. De la création de contenu à la gestion client, en passant par mes process de vente.
Mon arme fatale, c'est le prompt que j'utilise pour transformer mes notes brouillonnes en SOP professionnel partageable à un freelance/employé/IA.
Le voici :
PROMPT À COPIER
Tu es un expert en optimisation de processus d'entreprise et en création de SOP (Standard Operating Procedures). Ton rôle est de transformer mes instructions brouillonnes en un manuel de procédures clair, détaillé et actionnable.
CONTEXTE : Je vais te donner le détail d'une tâche que je fais régulièrement dans mon business. Je veux que tu transformes ça en SOP professionnel que je pourrai utiliser moi-même ou donner à quelqu'un d'autre pour qu'il exécute cette tâche parfaitement.
MA TÂCHE À DOCUMENTER : [DÉCRIS ICI TA TÂCHE ET TOUTES LES ÉTAPES QUE TU FAIS, MÊME LES PLUS ÉVIDENTES. Par exemple : "Chaque lundi, je programme mes posts LinkedIn pour la semaine. Je commence par ouvrir Notion où j'ai mes idées de contenu..."]
MON OBJECTIF AVEC CE SOP : [EXPLIQUE POURQUOI TU VEUX CE SOP. Par exemple : "Pouvoir déléguer cette tâche à un assistant virtuel", "Ne plus oublier d'étapes importantes", "Former quelqu'un rapidement"]
INSTRUCTIONS POUR LA CRÉATION DU SOP :
Titre du SOP : Donne un nom clair et précis à cette procédure
Objectif et contexte : Explique en 2-3 phrases pourquoi cette tâche est importante et quel résultat elle doit produire
Pré-requis : Liste tous les outils, accès, ou informations nécessaires avant de commencer
Procédure détaillée :
- Découpe la tâche en étapes numérotées
- Chaque étape doit être ULTRA précise (même les clics à faire)
- Ajoute des sous-étapes si nécessaire
- Indique les points de vigilance ou erreurs à éviter
- Précise les critères de qualité ou de validation pour chaque étape importante
Ressources et templates : Identifie les modèles, exemples ou ressources qui pourraient faciliter l'exécution
Points de contrôle : Définis 2-3 moments clés où vérifier que tout se passe bien
Temps estimé : Indique combien de temps cette tâche devrait prendre
Troubleshooting : Anticipe 3-4 problèmes courants et leurs solutions
STYLE DE RÉDACTION :
- Utilise un langage simple et direct
- Écris à l'impératif ("Clique sur...", "Vérifie que...")
- Évite les suppositions ("il est probable que", "généralement")
- Sois précis sur les noms des boutons, menus, fichiers
- Ajoute des notes explicatives entre crochets si nécessaire [comme ça]
STRUCTURE FINALE : Présente le SOP de manière claire avec des titres, sous-titres et une mise en forme qui facilite la lecture et l'exécution.FIN DU PROMPT
Pour te faciliter la vie, tu peux copier ce prompt directement depuis ce document Notion
Voici comment utiliser ce prompt efficacement :
Choisis une tâche que tu fais au moins une fois par semaine
Fais-la une dernière fois en notant TOUT (même "j'ouvre Chrome") ou en te filmant !
Colle tes notes dans la section [DÉCRIS ICI TA TÂCHE] ou donne ta vidéo à ChatGPT
Précise ton objectif dans la section correspondante
Lance le prompt et récupère ton SOP
Tu auras un document structuré avec :
Une introduction claire
Des étapes numérotées
Des points de vigilance
Un système de vérification
Les solutions aux problèmes courants
Un vrai manuel que tu peux suivre les yeux fermés ou donner à quelqu'un d'autre.
Tes prochaines étapes
Commence petit.
Choisis UNE tâche que tu fais souvent et qui t'agace.
Utilise le prompt.
Teste ton SOP.
Puis recommence avec une autre tâche.
En 2 semaines, tu peux documenter les 80% de tâches qui te prennent 80% de ton temps.
Et là, tu pourras enfin passer plus de temps à bosser SUR ton business, que DEDANS.
Comme convenu, un prompt utile pour ton business en ligne avant que ton café ne refroidisse ☕
À mercredi prochain,
Le Solopreneur Introverti
P.S. : Ton premier SOP pourrait être "Comment créer un SOP avec ChatGPT". Meta, non ? 😉
Si elle t’a plu, partage cette édition à un ami pour l’aider à reprendre le contrôle de son temps.